Après une expérience pilote

Selon les pratique préconisées par W&GS, un projet de workflow n’est lancé qu’après l’exécution avec succès d’un projet pilote qui à permis au préalable de roder l’infrastructure réseau et serveurs de l’entreprise et de permettre au personnel de support de l’entreprise d’acquérir l’expérience de ce type de projet.

Le domaine couvert par le projet à lui aussi fait l’objet d’une étude préalable dans le cadre de l’étude d’opportunité puis de l’établissement du plan directeur. En particulier il à déjà été vérifié que le projet correspondait aux objectifs stratégiques de l’entreprise et que les moyens humains et techniques ont bien été dégagés pour le mener à son terme. Plus important encore, des objectifs précis et mesurables lui ont été assignés.

Pour répondre à des objectifs précis

Développer une ou plusieurs procédures pour répondre à des objectifs précis, de productivité, d'efficacité, ou de qualité.
Former les utilisateurs aux nouvelles manières de travailler, et les préparer aux changements que cela implique.
Mesurer les résultats obtenus.

Centré sur le processus administratif

Centré sur le cas administratif dans son ensemble, à travers les frontières d'unités.
S'intéresse d'abord aux rôles, puis aux personnes à travers une organisation.
Se doit de vérifier le réalité des procédures par une validation sur le terrain.
Sensibilisation et formation y ont une importance prépondérante.

Un impératif : mobiliser et former les acteurs

Le responsable serveur.
Le projet infrastructure.
Les responsables hiérarchiques.
Un représentant de chaque métier.
Un analyste.
Un programmeur (si nécessaire).
Participation informatique/organisation.
Un chef de projet.

Par un déroulement rigoureux

Constituer l'équipe, la sensibiliser.
Analyser les procédures retenues.
Spécifier et valider les procédures workflow.
Développer la solution.
Former les utilisateurs.
Installer et mettre en exploitation.
Evaluer les résultats.

Avec des outils méthodologiques précis

Sensibilisation au workflow.
Modélisation de l'organisation.
Nomenclature des actions.
Modélisation des procédures.
Protocole de validation d'une procédure.
Modèle de quantification.
Modèle d'évaluation.
Formation utilisateur.

Et des outils informatisés pour aller plus loin

Des procédures opérationnelles.
Des activités mesurables.
Un état clairement identifié.