L’intervention de sensibilisation joue un rôle primordial avant toute intervention approfondie de W&GS en raison de l’importance qu’elle peut avoir pour l’entreprise et les produits qu’elle fournit au marché. Mais aussi en raison des changements parfois profonds que les techniques de GED, workflow et groupware provoquent dans la nature et la quantité des emplois. De tels projets sont de fait des projets de changement qui ne peuvent s’accomplir qu’avec le support de la direction.

La phase de sensibilisation a pour but de bien faire comprendre ce que chaque technique peut apporter concrètement en termes de gains quantitatifs (de productivité) et de gains qualitatifs (délais). Elle en fait comprendre les conditions d’application. Elle met en avant les changements des modes de travail des individus et des groupes. Elle présente les ouvertures en termes d’offre produit.

Dans l’esprit du respect de l’entreprise

Chaque entreprise est unique et ne ressemble à aucune autre. Ceux qui la connaissent le mieux sont donc ses membres. Elle est insérée dans un marché avec sa personnalité. Dans ce contexte, les techniques fournissent des outils qu’il va falloir plier aux besoins spécifiques de l’entreprise. Pour cela, il faut bien maîtriser ce qu’apportent les techniques, en bien comprendre l’emploi, pour en concevoir le mode d’emploi, dans cette entreprise, sur son marché, avec ses femmes et hommes.

Avec des acteurs spécialisés et soudés

L’intervention de sensibilisation s’adresse avant tout à la direction générale, seule à même de donner l’élan indispensable à tout projet de changement. Le directeur informatique et le directeur organisation y participent pour l’expertise précieuse qu’ils apportent. Le souci essentiel est d’apporter aussi efficacement que possible l’information technique indispensable pour se concentrer sur les travaux en petits groupes sur leur application à l’entreprise elle même.

Une préparation solide

Compte tenu du public d’une session de sensibilisation, il est indispensable de soigner la préparation pour, dés le départ, personnaliser l’intervention aux besoins des participants. Cette préparation comporte une réunion de une à deux heures avec la direction générale. Les informations spécifiques à l’entreprise seront demandées à un correspondant. L’entreprise préparera, avec l’assistance de W&GS un exposé sur ses caractéristiques, son marché et son positionnement stratégique. Enfin un dossier sera remis à chaque participant en vue de préparer la session, et de recueillir les informations indispensables à l’avance. Un questionnaire permettra de saisir les attentes de chacun.

Deux jours entre parenthèses

La session elle même comporte une à deux journées en résidentiel, hors des locaux de l’entreprise. Si possible un secrétariat de direction filtre sur place les appels et tentera d’y donner une réponse d’attente.

Sur les base de ce canevas, W&GS adapte sa prestation à chaque cas particulier : taille de l’entreprise, domaine d’activité, importance des enjeux, temps disponible de ses dirigeants. Sur simple demande W&GS fera parvenir un devis avec une description précise de la prestation proposée et de la contribution attendue de l’entreprise.