A partir des domaines identifiés par l’analyse d’opportunité, le plan directeur retient les projets les plus prometteurs, en fait une définition complète, établit le planning de prise en compte sur trois ans et choisit les projets pilotes.

Pour choisir les projets

Le plan directeur est une analyse approfondie des domaines retenus par l’analyse d’opportunité pour définir précisément les projets à retenir conformément aux critères de rentabilité et aux objectifs prioritaires de l’entreprise.

Pour cela, les domaines retenus donneront lieu à la définition et à l’approfondissement de plusieurs projets. C’est au vu de cette définition précise que le choix des projets à retenir seront faits. Pour les projets retenus, les besoins de chaque projet seront analysés plus finement.

Parmi ces besoins, les demandes en infrastructures (réseau, équipement des stations, logiciels à acquérir, serveurs, administration, sauvegarde) seront mis en commun dans un projet d’infrastructure dont l’objectif est de partager les coûts d’investissement, d’installation et d’exploitation.

Ensuite seront choisis, parmi les projets retenus, ceux qui feront l’objet des premières expériences sous la forme de projets pilotes. Ils sont destinés à roder l’entreprise à la conduite de projets de techniques de groupe et à valider les hypothèses du plan projet.

Enfin, en fonction des moyens financiers disponibles et des priorités, un planning global sur trois ans sera établi.

Priorité à l’analyse du travail

Dans cette phase d’avancement, la priorité est donnée à l’analyse du travail dans les domaines retenus. Pour atteindre la précision souhaitée, il faut en effet rentrer dans les détails des activités journalières des acteurs concernés par l’automatisation. Elle fera donc appel à des experts de chaque domaine (recouvrement, circuit des livraisons, prévisions de ventes, gestion du personnel...) et à un analyste du travail.

Bien sûr, comme dans l’analyse d’opportunité, elle met à contribution des expertises techniques, informatiques, financières, de gestion du personnel et d’organisation. Mais ces expertises n’interviennent que lorsque les tâches concernées ont été parfaitement analysées.

Des projets homogènes et validés

Contrairement à beaucoup de projets informatique ou Bureautique, les projets de techniques de groupe doivent être parfaitement ciblés pour des raisons d’efficacité avec une bonne homogénéité de la population touchée, des applications envisagées et des techniques utilisées. Ceci permettra d’affiner l’analyse, de faciliter la formation et d’accélérer la mise en place.

Pour ces raisons, le nombre de projets de petite taille sera plus élevé, avec pour chacun des impacts limités mais facilement maîtrisables et une durée plus courte.

Un tel découpage facilite surtout la réalisation des choix en fonction des priorités stratégiques et des contraintes financières, ainsi que l’étalement des investissements sur trois ans.

Un plan construit sur les priorités de l’entreprise

Le plan directeur établit une vision claire pour l’entreprise à trois ans. Le souci de rentabilité et de respect des objectifs aboutit à des choix raisonnés qui auront moins de chances de se voir par la suite contestés ou remis en cause. Ce point est essentiel pour des projets portant sur les techniques de groupe qui sont de fait des projets de changement nécessitant, on le sait, un support sans défaillance du management pour aboutir.

Le plan directeur établit à l’avance les ressources qui seront consacrées à ces techniques, mais aussi les résultats chiffrés, par projet, qui sont attendus en retour. Il permettra un suivi précis tout au long du déroulement du plan avec son éventuel réajustement en cas d’écarts constatés.

Par la définition d’un projet d’infrastructure mettant en commun les investissements qui peuvent l’être, il permet de rationaliser l’approche groupe au niveau de l’entreprise et d’assurer la possibilité de consolidation des différents projets.

Les étapes pilotes assurent l’apprentissage de l’entreprise à la maîtrise des techniques de groupe, ainsi qu’un premier niveau de contrôle des résultats par rapport aux prévisions du plan.

Enfin le découpage en projets indépendants et homogènes de courte durée multiplie les opportunités de contrôle de l’avancement du plan tout en facilitant la conduite de chaque projet .

Les outils du plan directeur

W&GS fournit à l’équipe chargée de l’établissement du plan directeur un ensemble d’outils qui simplifie son travail en l’orientant sur les aspects importants et le rend plus fiable par une liste exhaustive des points essentiels à aborder.

Une progression raisonnée

Dans une première partie, les projets potentiels sont définis à partir des domaines retenus dans l’analyse d’opportunité. Ces projets potentiels font l’objet d’un premier approfondissement. A partir de ces définitions plus précises, le groupe de direction établit une première sélection des projets à étudier plus à fond.

Chaque projet présélectionné est analysé en détail. Si nécessaire, une première étude de re-conception de processus sera conduite pour estimer avec plus de précision les bénéfices envisageables.

A partir des besoins communs recensés pour chaque projet, le projet d’infrastructure est défini et quantifié.

Le choix final des projets a retenir est alors effectué, puis celui des projets pilotes.

Enfin le planning global des projets est établi ainsi que le plan de financement correspondant.

Un plan social fera la synthèse des mouvements de personnel associés : changements de qualification, de postes et mesures d’accompagnement, licenciements éventuels et mesures d’accompagnement.