L’analyse d’opportunité fait un bilan de l’entreprise pour identifier les domaines qui sont redevables d’une ou de plusieurs techniques de groupe (GED, workflow, groupware). Pour chacun elle dégage les bénéfices possibles, dans quels délais et l’ordre de grandeur des investissements.

Après la sensibilisation...

L’analyse d’opportunité se situe après une sensibilisation sérieuse des acteurs aux effets des techniques de groupe et avant la réalisation d’un plan directeur. Par la sensibilisation, les acteurs de l’entreprise sont mieux à même de sentir les domaines d’activité susceptibles de tirer bénéfice des techniques de groupe. L’étude d’opportunité les conduira à identifier avec précision les domaines de l’entreprise qu’il conviendra d’étudier plus en détails lors du plan directeur. En concentrant l’étude détaillée sur un nombre de domaines restreints, elle permet une économie de moyens et une plus grande efficacité.

Pour chaque technique, identifier et quantifier les domaines cibles...

Pour chaque technique, il s’agit d’identifier, pour chaque domaine, les applications envisageables. Pour chaque application, une analyse quantitative donnera des ordres de grandeur pour : les effectifs concernés, l’intensité de leur implication (usage journalier par exemple), le type (qualité de service, productivité, gains d’espace...) et l’ampleur des bénéfices attendus, les coûts de lancement et d’exploitation et les délais de mise en œuvre.

Avec la direction et les experts de l’entreprise

L’objectif de l’analyse d’opportunité est de gagner du temps en déterminant à l’avance les domaines sur lesquels une analyse plus détaillée sera réalisée dans le cadre du plan directeur. Cette étape doit être aussi économe en ressources que possible. C’est pourquoi il s’agit d’une approche d’estimation par ceux qui connaissent parfaitement le fonctionnement de l’entreprise sous le contrôle de la direction qui définit les objectifs stratégiques à la réalisation desquels les projets retenus doivent contribuer.

Dans chaque direction, l’étude sera menée par quelques experts des techniques de l’entreprise assistés si nécessaire d’experts des techniques de groupe et avec le contrôle et les conseils d’un consultant d’expérience. Pour les domaines transversaux (c’est le cas dans une approche de type processus), il faudra savoir éviter les inévitables cloisonnements dus à l’organisation en place.

Pour limiter et contraindre la recherche d’applications, le cadre des objectifs stratégiques de l’entreprise, l’obligation de raisonner à trois ans au plus, et la contrainte de rentabilité seront la règle. Ce qui n’empêche pas de tracer les grandes lignes d’une évolution possible à plus long terme, mais sans y consacrer un temps trop précieux pour d’autres tâches.

L’informatique (état du réseau, du parc Bureautique...), l’organisation (principaux choix historiques...), le personnel (implications sociales éventuelles) et les finances (validation du bien fondé des hypothèses) seront représentés dans l’équipe d’analyse. Un compte rendu périodique sera fait au comité de direction.

Un déroulement systématique

Dans une première étape un tri initial réalisé à partir de notre expérience des applications dans des secteurs similaires et avec l’aide des directions concernées permet de dégrossir le choix des domaines prometteurs.

Pour chacun des domaines reconnus, une équipe d’étude est constituée en veillant soigneusement à équilibrer la représentation des métiers de l’entreprise et des techniques.

Une phase préliminaire de sensibilisation des intervenants permet de mettre tous les participants à niveau tant sur les techniques de groupe que sur la connaissance de l’entreprise. Les outils d’analyse de W&GS sont présentés ainsi que leur mode d’emploi.

Chaque groupe conduit alors l’évaluation de son domaine selon un plan commun fourni par W&GS et avec l’assistance d’outils d’analyse adaptés.

La synthèse des évaluations donnera lieu à une analyse globale qui permettra de retenir un choix de domaines potentiels cohérent avec les objectifs stratégiques de l’entreprise.

Avec les outils W&GS

Pour rendre la plus efficace possible l’activité des groupes d'études, W&GS fournit des outils d’analyse qui les recentrent sur les aspects essentiels relatifs aux techniques de groupe.

Les cas d’emploi décrivent d’une manière synthétique les profils d’application qui conviennent aux différents outils (GED, Groupware, workflow) et à leurs différentes sous catégories (workflow ad-hoc, workflow de production, form-flow....)

Les modèles descriptifs constituent les cadres à suivre pour décrire les différents aspects de chaque domaine étudiés. Ils recensent l’ensemble des informations à recueillir et ordonnent leur présentation en vue d’une analyse rapide et pertinente par rapport à l’objectif poursuivi. Trois modèles sont proposés pour chacune des techniques de groupe.

Les modèles d’évaluation proposent une méthodologie d’utilisation des modèles descriptifs et des cas d’emploi pour aboutir pour chaque domaine à un diagnostic portant sur l’utilisation potentielle des trois techniques.

Ces outils originaux concentrent l’expérience de W&GS tant dans les techniques elle-même que dans la conception de méthodologies adaptées aux applications de groupe.

Ils ne sauraient s’appliquer efficacement en dehors d’une formation adaptée et d’un monitorat par des consultants expérimentés.

Des résultats acquis pour l’entreprise

Le résultat d’une analyse d’opportunité est un catalogue d’applications potentielles des techniques de groupe dans l’entreprise identifiées avec précision. Chaque application a été grossièrement évaluée comme se justifiant sur le plan économique, comme répondant aux objectifs stratégiques de l’entreprise et surtout comme réalisable en moins de trois ans.

Avec des ressources raisonnables, l’entreprise dispose d’un premier bilan qui lui permet de décider de passer à la phase suivante ou au contraire de remettre une telle décision à une phase ultérieure si d’autres priorités s’imposent à elle. Quelle que soit la décision, les résultats de l’étude lui sont acquis, et cette décision aura été prise en connaissance de causes.

Lors du passage (immédiat ou différé) à la phase du plan directeur, ce dernier peut commencer en se concentrant sur les opportunités mises en évidence par l’analyse d’opportunité. Toutes les ressources investies le seront avec le maximum d’efficacité.