Les technologies " matériel " et " logiciel " pour gérer électroniquement des documents sont maintenant maîtrisées. Avec la baisse rapide des coûts, ces technologies, autrefois réservées aux situations les plus critiques, vont se diffuser largement. Les documents mis sous forme électronique sont en effet beaucoup moins chers à stocker, à rechercher, et à faire circuler. Ils sont beaucoup plus faciles à protéger de la destruction et des pertes. Les documents électroniques sont de plus copiables et diffusables à un très faible coût, ce qui encourage leur utilisation par le plus grand nombre. Ainsi, dés que des documents peu volumineux sont recherchés plusieurs fois dans leur vie active, le passage au numérique permet des réductions de coûts de traitement de 20 à 50%. Les gains sont encore plus fort -de 30 à 70%- si les documents sont digitalisés à la source. La mise en commun des documents dans un groupe est la première étape d’une évolution vers les applications de groupware et de workflow.

Coût de l’espace de stockage

Le coût d’espace annuel à la page papier est de 0,1F à 0,4 F, son coût de numérisation de 1 à 4 F.
La numérisation de documents papier ne peut se justifier par les seuls gains de coût de stockage.

Exemples d’utilisation :

Coûts de classement

Dans la plupart des cas, on réalise un gain de 50 % sur les coûts.
Pour le cycle numériser + classer, le système électronique peut être plus cher de 32 % (0,6F)par rapport au système manuel. Il ne pourra se justifier que par les gains en recherches ultérieures.
Les coûts varient de ½ franc à 4 francs par document.

Les coûts d’un cycle sont divisés par 2.
Dans le cas de l’accès à une archive ils sont divisés par trois.
Le gain par cycle varie de 1,6 à 3,6 francs.
Un seul cycle de recherche rentabilise les surcoûts de numérisation de deux pages.

Seule l’électronique permet d’assurer des temps de réponse de l’ordre de la seconde.
Les temps de recherche sont divisés par un facteur deux à cent, et parfois beaucoup plus.
Des recherches trop coûteuses à réaliser deviennent économiquement réalisables.

Temps de diffusion

La messagerie électronique assure des délais d’acheminement de quelque minutes à quelque heures.
La mise à disposition sur un serveur partagé se fait en quelque minutes.

Les économies sont de 80% à 90% avec des documents électroniques.
Dès 5 destinataires, les gains de diffusion compensent les coûts de numérisation.

Permet de garder trace des changements entre les versions.
Assure les liens de composition entre les documents et leurs parties.
Délivre par défaut toujours la dernière version.
Reconstitue à la demande n’importe laquelle des versions antérieures.

Permet la consultation d’un dossier en cours de traitement.
Permet le parallélisme des traitements, donc une réduction de leur durée.
Permet l’ajout d’une nouvelle pièce à un dossier en cours de traitement.

Sûreté et Sécurité

Des contrôles d’accès sélectifs deviennent possibles.
Les prises de copies à faibles coûts offrent toute la sûreté voulue.